J’ai très souvent de nombreux clients qui se plaignent, à juste titre que leur poste est une « usine à gaz », et qu’il cumule de nombreuses applications pour finalement faire la même chose.

Ce qui alourdit considérablement votre machine, sans compter les conflits que ça peut engendrer. Bien souvent de nombreux professionnels commencent avec des outils ou des applications personnels qui peuvent suffire au lancement de leur activités, mais qui atteignent très vite leur limite dès lors que l’entreprise ou les les besoins évoluent. En effet, les besoins d’aujourd’hui ne sont pas ceux de demain et il n’est pas rare de voir, par exemple, des messageries complétement saturées et non adaptées aux besoins collaboratifs d’une entreprise. Et pourtant, il existe des solutions professionnelles efficaces et tout-en-un pour faciliter votre travail.

Vous avez souvent la sensation de posséder des applications ou des logiciels qui font souvent « double emploi » et c’est bien normal ! Il existe Pléthore d’éditeurs qui vous proposent leur solutions logicielles, toujours plus élaborées que les versions concurrentes, et pléthore d’hébergeurs qui vous proposent ces mêmes solutions en ligne. Mais comment s’y retrouver parmi toute cette offre, et n’est il pas mieux de regrouper l’ensemble des applications au même endroit ? C’est ce que nous allons voir.

Bien souvent, tout commence avec un professionnel qui décide de lancer sont activité. Le budget étant limité, l’entrepreneur.e décide d’utiliser ce qu’il possède déjà pour ses besoins de production informatique. Il possède déjà une adresse mail de type gmail.com, hotmail.fr, outlook.fr bien suffisante pour les traiter les emails. Au pire, il est toujours possible de créer une autre adresse gratuite avec un nom plus professionnel. Concernant la suite Office, l’abonnement familial existant fera bien l’affaire. Au pire, la suite OpenOffice gratuite ira bien. Et puis, le pc portable de la famille aussi. Voilà la réflexion de nombreux entrepreneur.es qui se lancent et qui leur permet de travailler avec les moyens du bord.

Et puis l’activité prend de l’essor ! Le rendement est de plus en plus soutenu et les premières difficultés se posent: La problématique de capacité de la boite email qui perd progressivement en intuitivité. Des emails qui ne sont pas reçu correctement ou qui sont détectés comme spam par les destinataires. Le suivi et le classement des emails est de plus en plus difficile également, y compris depuis d’autres périphériques comme le téléphone portable. Et lorsque les pièces jointes doivent être enregistrées pour être lues ou modifiées, c’est la « croix et la bannière », le contenu ne s’affiche pas correctement ! Bref, rien ne vas plus ! Dans l’urgence, on commence alors à installer d’autre logiciels, et souscrire à d’autre abonnements sans vraiment savoir ce à quoi ça fait référence, et si on en a réellement l’utilité.

D’autres problématiques peuvent aussi intervenir durant l’expansion de l’entreprise. Dans le soucis de se professionnaliser d’avantage, elle voudra posséder des adresses emails avec une syntaxe en adéquation avec le nom de l’entreprise, comme par exemple « contact@nomdelentreprise.com » ou « compta@nomdelentreprise.com » . Dans cette démarche, si l’entreprise possède déjà un site web, elle se tournera vers son hébergeur. Il lui proposera alors des boites de messageries correspondantes au nom de domaine du site hébergé (« nomdelentreprise.com »). Cela viendra rajouter une technologie et un abonnement supplémentaire, sans forcément gagner en praticité, ni en fonctionnalité. L’utilisateur devras donc passer d’une boite à l’autre et perdra du temps avec leur gestion. Pire, le moment ou il faut configurer la nouvelle boite de messagerie risque d’être un vrai calvaire si on est néophyte.

Il suffit que l’entrepreneur.e et ses collaborateurs utilisent des technologies différentes, notamment pour le partage de fichiers dans différents drive ou le partage d’agenda dans différents calendrier, vous comprendrez donc que le mot « usine à gaz » n’est pas un euphémisme !

Bon, alors maintenant que je vous ai prévenu, vous allez me dire que c’est votre cas et comment y remédier ? Il existe des abonnements sur mesure permettant justement de regrouper toutes ses technologies au même endroit, y compris votre licence Office (Office 365) grâce à une solution cloud tout-en-un et adaptative. Vous avez peut-être déjà entendu les termes suivant: Exchange, Sharepoint, Microsoft 365 business, Team, Onedrive. Toutes ces technologies vous permettent de gagner un temps considérable dans votre production, mais surtout de posséder une vraie force de collaboration, grâce notamment à la messagerie mutualisée, les agendas partagés, et le partage de fichiers au sein du même domaine. Et ça veut dire aussi: Tout le monde au même endroit avec son propre compte pour gérer toutes les applications bureautique utiles et sa messagerie Outlook ! Elle est pas belle la vie ? Oui, mais encore fallait t’il y penser, du moins en être informé pour éviter ce florilège d’abonnements inutiles…

C’est à ce moment que j’interviens, pour vous proposer les produits et les solutions les mieux adaptés à vos besoins, pour assurer le transfert des données en toute sérénité, et enfin pour orchestrer la centralisation de votre messagerie depuis votre hébergeur. Il ne restera plus qu’à finaliser le paramétrage et vous pourrez vous connecter facilement à vos outils préférés, depuis un seul et même compte.

 Alors, gagnez du temps et de la sérénité, contactez-moi pour un audit gratuit.

Guillaume Reichmann